Bidirektionalit├Ąt gefragt

Die Technischen Werke Ludwigshafen haben unter Beteiligung aller Fachbereiche eine neue bidirektionale Schnittstelle von der AVA- und Baukostenmanagement-Software California.pro zu SAP etabliert.

Verlegung der Fernw├Ąrmetrasse "Ringschluss-S├╝d". Foto: Technische Werke Ludwigshafen AG / Fotograf: Axel Heiter

Verlegung der Fernw├Ąrmetrasse
„Ringschluss-S├╝d“. Foto: Technische Werke Ludwigshafen AG / Fotograf: Axel Heiter

Die Technischen Werke Ludwigshafen (TWL) sind mit 1.883 Kilometern Stromnetz, 652 Kilometern Erdgasleitungen sowie 533 Kilometern Trinkwasserleitungen und 76 Kilometern Leitungen f├╝r die Fernw├Ąrme zwar kein au├čergew├Âhnlich gro├čer Versorger, aber in Sachen Innovation und IT hat das pf├Ąlzische Unternehmen trotzdem oder gerade deshalb die Nase vorn. Schon im letzten Jahrzehnt hatte TWL seine Gesch├Ąftsprozesse im Netzbetrieb und bei gro├čen Bauma├čnahmen von der Kalkulation der Projekte ├╝ber die Ausschreibung, Vergabe bis hin zur Rechnungspr├╝fung analysiert und automatisiert. In diesem Rahmen f├╝hrte der Versorger 2003 das AVA- und Baukostenmanagementsystem CALIFORNIA 3000 des M├╝nchener Systemhauses G&W Software ein, das mit einer one-way Datenverbindung an SAP angebunden war. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der damit wachsenden Anspr├╝che an interne Prozesse hat TWL 2014 auf die Nachfolgegeneration California.pro aufger├╝stet. Zur Prozessoptimierung entwickelte man gleichzeitig in Zusammenarbeit mit allen Fachbeteiligten eine neue bidirektionale Schnittstelle zu SAP.

Immer einen Schritt voraus

Seinen Ruf als innovativer Energieversorger hat TWL in der Vergangenheit bereits mit zahlreichen Projekten, wie Beteiligungen an Solar- und Windenergieanlagen, der Errichtung einer Powerto- Heat-Anlage im Fernheizkraftwerk sowie dem Bau eines modernen W├Ąrmespeichers, der ├╝bersch├╝ssiges, aufgeheiztes Fernw├Ąrmewasser aufnimmt, das zur Deckung von W├Ąrmebedarfsspitzen zum Einsatz kommt, unter Beweis gestellt. Schon im letzten Jahrzehnt hatte TWL mit CALIFORNIA 3000 die Gesch├Ąftsprozesse sowohl im Netzbetrieb als auch bei den gro├čen Bauma├čnahmen von der Kalkulation der Projekte ├╝ber die Ausschreibung, Vergabe bis hin zur Rechnungspr├╝fung und Abrechnung analysiert und automatisiert. Seit der Aufr├╝stung auf California.pro im Jahr 2014 ist der Versorger zudem in der Lage, s├Ąmtliche Bauprojekte zu kalkulieren, Leistungsverzeichnisse zu erstellen, Bauma├čnahmen auszuschreiben und den wirtschaftlichsten Bieter zu ermitteln. Dar├╝ber hinaus ├╝berwacht TWL mit dem Programm die Kosten w├Ąhrend des gesamten Bauprozesses und rechnet diese ab.

Mit dem AVA- und Baukostenmanagementsystem lassen sich beispielsweise auch Hausanschl├╝sse auf Basis einheitlicher Leistungsverzeichnisse einfach und schnell kalkulieren und Routinema├čnahmen ├╝ber Rahmenvertr├Ąge beauftragen. Alle Ma├čnahmen, die auf der Basis der Rahmenvertr├Ąge w├Ąhrend der Laufzeit abgewickelt werden, kann TWL sofort ohne Ausschreibung beauftragen und abrechnen. Dazu ermittelt der Baubeauftragte mit dem ausf├╝hrenden Unternehmen nach Abschluss der Ma├čnahme die Aufma├če und ├╝bermittelt die Daten im GAEB-Format an das AVA-System. Dort werden sie ├╝berpr├╝ft und via Schnittstelle an das SAP-System weitergeleitet. Auf Grundlage des Rahmenvertrages leitet das System dann automatisch das Gutschriftverfahren ein.

Da jedoch die alte Schnittstelle zum SAP-System nicht mehr weiterentwickelt wurde, musste relativ schnell eine neue Schnittstelle entwickelt werden.

Manuel Dell, technischer Fachwirt und bei den Technischen Werken f├╝r California. pro zust├Ąndig, erl├Ąutert: ÔÇ×Die neue Schnittstelle sollte bedeutend mehr k├Ânnen als die alte, war diese doch eine one-way-Datenverbindung von CALIFORNIA 3000 zu SAP.ÔÇť An diesem Entwicklungsprozess waren die Fachbereiche Infrastruktur Planung, Infrastruktur Bau, Betrieb, Grundsatzplanung, Einkauf und Abrechnung allesamt beteiligt. F├╝r sie galt es zun├Ąchst, die Anforderungen und den Nutzungsumfang der Schnittstelle zu definieren. Gemeinsam mit G&W Software sowie dem SAP-Systemhaus und G&W-Partner SPV AG legten sie anschlie├čend die Prozesse sowie die zu ├╝bertragenden Inhalte fest und definierten f├╝r die Nutzer die Freigabeprozesse. Auch passte man Druckansichten und Berechtigungen an, plante den Personenkreis f├╝r den Test und legte den Zeitrahmen f├╝r die Testphase und die Inbetriebnahme fest. F├╝r diesen iterativen Prozess inklusive der Realisierung der Schnittstelle durch G&W Software und SPV brauchte das Team nur f├╝nf Monate.

Arbeiten mit dem neuen System

Tiefbrunnenbohrung Parkinsel. Foto: Technische Werke Ludwigshafen AG / Fotograf: Axel Heiter

Tiefbrunnenbohrung Parkinsel. Foto: Technische Werke Ludwigshafen AG / Fotograf: Axel Heiter

Heute werden die kompletten Leistungsverzeichnisse (LV) aus California.pro im Auftragsstadium an das SAP-System ├╝bergeben. Mittels exportierter LVs generiert TWL eine Bestellanforderung an den Einkauf. Diese beinhaltet als Kopfnotiz das Stichwort wie zum Beispiel ÔÇ×Auswechseln der GasversorgungÔÇť und die Bezeichnung des Bauvorhabens. Gleichzeitig l├Âst das System beim Anlegen der Bestellanforderung E-Mails an den Einkauf zur sp├Ąteren Bearbeitung der Bestellung aus. ÔÇ×├ťbersteigt das Auftragsvolumen den Delegationsbetrag der Mitarbeiter, muss der Linienvorgesetzte die Anforderung freigeben. Diese Freigabe kann je nach H├Âhe des Bestellwertes auch mehrstufig erfolgen.ÔÇť, erkl├Ąrt Manuel Dell den Genehmigungsprozess.

Nach der Freigabe wird im SAP-System die Bestellung an den Nachunternehmer ausgel├Âst. Um den Zusammenhang zwischen Bestellung und Leistungsverzeichnis herzustellen und sp├Ąter entsprechend abrechnen sowie eventuelle Nachtr├Ąge auf die Bestellung buchen zu k├Ânnen, wird die im SAP-System generierte Bestellnummer ├╝ber die neu entwickelte Schnittstelle an California.pro ├╝bertragen. ÔÇ×Abh├Ąngig vom Baufortschritt ermittelt ein Vertreter des Auftragnehmers die Massen, die vom TWL-Baubeauftragten gepr├╝ft, gegengezeichnet und vom Auftragnehmer in der Datenart 11 an die betreffenden Fachbereiche ├╝bertragen und dort in California.pro eingelesen, um gegen das Auftrags-LV abgerechnet zu werdenÔÇť, erkl├Ąrt Manuel Dell. Im AVA-System werden dann die Abrechnungswerte zum SAP-System ├╝bertragen und das Gutschriftverfahren ausgel├Âst. Nachtr├Ąge f├╝gt TWL dem urspr├╝nglichen Leistungsverzeichnis hinzu, schreibt die Nachtragspositionen fest und ├╝bergibt diese automatisch ins SAP-System zur Generierung der Bestell├Ąnderung.

Nach der Massenerfassung werden diese auch wieder in California. pro eingelesen und dann zur Auszahlung frei gegeben. Insgesamt k├Ânnen im ERPSystem bis zu 99 Nachtr├Ąge pro Ma├čnahme und Hunderte von Abrechnungen ├╝bergeben werden. Die Vorteile dieser Arbeitsweise wie Transparenz und eine Verschlankung der kaufm├Ąnnischen Prozesse liegen f├╝r TWL klar auf der Hand. Durch die Datenkonsistenz zwischen dem AVAund dem SAP-System k├Ânnte die Fehlerquote bei der Abrechnung minimiert werden. Auch sei mittels Fehlerpr├╝fung die sofortige Kontrolle der exportierten Daten m├Âglich. So ist der gesamte Prozess von der Angebotsaufforderung bis zur Abrechnung schnell und flexibel gestaltbar. Da sich nach Aufma├čpr├╝fung und Freigabe der Abrechnungsprozess l├╝ckenlos anschlie├čt, k├Ânnen die Nachunternehmer ihren Cashflow zudem selbst steuern.

www.gw-software.de
www.twl.de
www.myspv.com