Prozessoptimierung mit System

Die EnergieSüdwest Netz nutzt für ihre Instandhaltungsprozesse California. pro. Das AVA- und Baukostenmanagementsystem reduziert den Aufwand von Verwaltung und Abrechnung und macht die Prozessschritte transparenter.

Seit 2007 ist die Energie Südwest Netz GmbH eine eigenständige Netzgesellschaft und versorgt die Stadt Landau sowie die eingemeindeten Gebiete mit insgesamt 45.000 Einwohnern mit Gas, Wasser und Strom. Darüber hinaus ist das Unternehmen Netzbetreiber für die Gasversorgung in Annweiler und für die Stromversorgung in Offenbach. Außerdem obliegt der EnergieSüdwest Netz die technische Betriebsführung Wasser für den Zweckverband Impflinger Gruppe.

Erneuerung Schieberkreuz - Wasser. Foto: EnergieSüdwest Netz GmbH, Landau

Erneuerung Schieberkreuz – Wasser. Foto: EnergieSüdwest Netz GmbH, Landau

Mit 60 Mitarbeitern plant, baut und betreibt die Netzgesellschaft die Verteilnetze für Strom, Gas und Wasser, stellt die Wirtschaftlichkeit, die Sicherheit sowie die Qualität und Quantität der Versorgung sicher, ist für Netzanschlüsse, den Messstellenbetrieb und die Betriebsführung der Wärmenetze zuständig. 2003 löste man die veralteten Word-Ausschreibungstexte ab und führte die Software California.pro des auf Versorger spezialisierten Anbieters für AVA-Systeme der Münchener G&W Software AG ein. Dipl.-Ing. Peter Müller, Leiter Netzbetriebe Gas/Wasser, erläutert: „Wir wollten ein modernes Werkzeug, um Kostenermittlung, Ausschreibung, Erstellung des Preisspiegels, Vergabe und Abrechnung effizienter zu gestalten.“

Leistungsverzeichnisse (LVs)

Die EnergieSüdwest Netz betreibt eine zustandsorientierte Instandhaltung aller Leitungen im Einzugsgebiet. Im Versorgungsgebiet sind ca. 300 km Wasserleitungen und 220 km Erdgasleitungen verbaut. Das Konzessionsgebiet Strom umfasst neben der Stadt Landau alle Ortsteile, die Gemeinde Offenbach an der Queich und schließt das Versorgungsgebiet Taubensuhl mit ein. Im Rahmen des Netzmanagements werden sämtliche Schäden analysiert und eine Prioritätenliste für die Sanierungsmaßnahmen erstellt. Um unnötige Arbeiten zu vermeiden, koordiniert der Netzbetreiber fortlaufend mit den für den Straßen- und Kanalbau zuständigen Kollegen bei der Stadt Landau die Maßnahmen in regelmäßigen Sitzungen.

Der pfälzische Versorger unterscheidet zwischen Projekt-LVs, Störungsund Jahres-LVs. Heute erstellt das Unternehmen die Leistungsverzeichnisse für alle Bereiche schnell auf Basis von Stammtexten und übermittelt diese den Bietern zwecks Preisanfrage mittels standardisierter Schnittstelle im GAEB-Format. Das Einlesen der Angebote, die Erstellung des Preisspiegels, detailliert oder komprimiert, als Schwerpunkt oder Ausreißerpreisspiegel, erfolgt nun auf Knopfdruck. Zudem werden die Bauleistungen über California.pro abgerechnet.

Jahresvertragsleistungen und Bereitschaftsdienste

Für Jahresvertragsarbeiten wie für Netzanschlüsse und die Beseitigung von Störungen hat der Netzbetreiber kostenoptimierte Rahmenverträge mit ausführenden Unternehmen abgeschlossen. Bei einer Störung haben die Bereitschaftsdienste der Firmen eine Reaktionszeit von maximal einer Stunde, um vor Ort die Arbeit aufzunehmen. Zur Vereinfachung der Abrechnung dieser Prozesse haben die Landauer sogenannte „Stör-Leistungsverzeichnisse“ in California.pro erstellt, die die entsprechenden Positionen mit ihren Massen enthalten wie Aufbruch von Bitumen, Aushubarbeiten oder Wiederherstellungsarbeiten.

Da die EnergieSüdwest Netz privatrechtlich organisiert ist, muss sie unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht öffentlich ausschreiben, sondern kann die freie Vergabe nach Sektorenverordnung anwenden. „Wir schicken in der Regel fünf oder sechs Firmen, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben, die LVs als GAEB-Datei für die Preisanfragen zu”, erklärt Adnan Smajic, Betriebsingenieur Gas/Wasser. Die anbietenden Firmen schicken die ausgefüllten LVs zurück und die EnergieSüdwest Netz liest die Daten elektronisch ein. Nach Auswertung über Preisspiegel führt der Netzbetreiber mit den Firmen, deren Angebote in die engere Wahl kommen, Einzelgespräche und unterbreitet anschließend dem Einkauf einen Vergabevorschlag.

Gutschriftverfahren

In der Vergangenheit dokumentierten Auftraggeber und Auftragnehmer die verbauten Massen gemeinsam in einem Leistungserfassungsblatt. Daraufhin stellte der Auftragnehmer die Rechnung, dann erfolgte die Rechnungsprüfung mit Freigabe und Zahlung durch den Netzbetrieb. Dieser Vorgang konnte einige Wochen dauern, so EnergieSüdwest Netz. Um den gesamten administrativen Aufwand zu verringern, den Rechnungsprüfungsprozess intern zu verschlanken und um Kosten zu sparen, führte der Netzbetreiber das Gutschriftverfahren ein. Heute werden die Leistungen vom Auftraggeber, in diesem Fall vom Projektleiter oder zuständigen Meister, und dem Auftragnehmer aufgenommen. Der Auftragnehmer überführt die Daten in ein elektronisches DA11-Aufmaßblatt, welches der Netzbetreiber in California.pro einliest. Dann überprüft der zuständige Mitarbeiter stichpunktartig das handgeschriebene Aufmaß mit den Daten im System. Stimmen diese überein, erstellt der Mitarbeiter aus California.pro heraus die Gutschrift, die an die Buchhaltung zur Bezahlung weitergeleitet wird.

Hausanschlussleitungen. Foto: EnergieSüdwest Netz GmbH, Landau

Hausanschlussleitungen. Foto: EnergieSüdwest Netz GmbH, Landau

Für die EnergieSüdwest Netz ergaben sich nach dem Wechsel zu California. pro viele Vorteile: So könne das Unternehmen nun besser mit seinen geplanten Budgets arbeiten, da die jeweilige Leistung zeitnah abgerechnet und bezahlt wird. Das Unternehmen spare sich die mühsame Rechnungskontrolle und vermeide Doppelabrechnungen. Auch die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer konnten reduziert werden, so der Netzbetreiber. Durch den Wegfall der Rechnungsstellung beim Auftragnehmer und den Zahlungsvorteil durch eine durchschnittlich zweiprozentige Skontierung über alle Leistungen ergebe sich außerdem ein deutlicher Verhandlungsvorteil für die EnergieSüdwest Netz. Darüber hinaus sind sämtliche Schritte klar und revisionssicher dokumentiert und das Unternehmen kann nach eigenen Angaben eine Vielzahl von Projekten trotz niedrigem Personalstand abwickeln.

Auch für die Auftragnehmer hat das neue Verfahren Vorteile: Früher musste je nach Wirtschaftsjahr eine große Anzahl an Rechnungen hinsichtlich der Abrechnung von Jahresvertragsleistungen, Beseitigung von Störfällen und Abrechnung von Projektleistungen von den Auftragnehmern gestellt werden. Dieser administrative Aufwand konnte laut EnergieSüdwest mit dem Gutschriftverfahren deutlich reduziert werden. So sei letztlich eine win-win-Situation für beide Partner entstanden.

Budgetierung

Aufgrund der in California.pro bereits abgerechneten Projekte können Peter Müller und seine Kollegen bei der EnergieSüdwest Auswertungen nach verschiedenen Kriterien erstellen, um die Kosten für die einzelnen Bereiche des Wirtschaftsplans für das Folgejahr zu budgetieren. Außerdem lasse sich die Einhaltung des Budgets im laufenden Jahr überwachen: Zuerst erstellt der Netzbetreiber eine Grobplanung, die er mit den zuständigen Mitarbeitern vom Straßen- und Kanalbau abstimmt, um Synergieeffekte zu nutzen. „Daraufhin treffen wir die Entscheidung, welche Straßenzüge wir gemeinsam sanieren oder allein. Dann können wir recht exakt die Kosten mit California.pro schätzen, indem wir auf Daten bereits abgewickelter Projekte zurückgreifen“, so Versorgungsingenieur Müller.

Weitere Einsparungsmöglichkeiten ergeben sich bei der Schätzung der Kosten für die Beseitigung der Störfälle: Für die Ingenieure ist auf einen Blick erkenntlich, welche Kosten wo aufgelaufen sind und welche Massen sich dahinter verbergen. Indem sie die Massen in den Leistungsverzeichnissen anpassen, lassen sich die Kosten so schnell abschätzen. Ein klarer Verhandlungsvorteil für den Leiter Netzbetrieb Gas/Wasser Müller: „Erkennen wir, dass wir mehr Sand, Austauschboden oder Bitumen benötigen, verhandeln wir Preisnachlässe bei den neuen Verträgen.“

www.gw-software.de
www.esw-netz.de