Durch ProOffice: Digitalisierung revolutioniert Friedhofsverwaltung

Duisburg setzt mit ProOffice von AED-SYNERGIS eine moderne Friedhofsverwaltung um.

Die Digitalisierung revolutioniert auch die ArbeitsablĂ€ufe rund um die Friedhofsverwaltung. Eine zeitgemĂ€ĂŸe Verwaltungssoftware kann helfen, Personalressourcen optimal zu nutzen und die komplexen Anforderungen an eine moderne Verwaltung fehlerfrei und effizient umzusetzen. Das zeigen die Wirtschaftsbetriebe Duisburg, die seit 2014 auf die Softwarelösungen ProOffice Friedhof und ProOffice Krematorium von AED-SYNERGIS setzen. Die Wirtschaftsbetriebe betreiben ein Krematorium und insgesamt 17 Friedhöfe im Duisburger Stadtgebiet mit etwa 250.000 GrabstĂ€tten. JĂ€hrlich werden etwa 3.500 Bestattungen durchgefĂŒhrt.

Das Krematorium am Waldfriedhof Duisburg. Die komplette Friedhofsverwaltung ist ĂŒber das webbasierte System vernetzt. Foto: Wirtschaftsbetriebe Duisburg

Bereits im Jahr 2005 kamen die beiden Projektpartner ins GesprĂ€ch. Seit 2008 konnte AED-SYNERGIS die damaligen Anforderungen der Wirtschaftsbetriebe an eine „netzwerkfĂ€hige“ Verwaltungssoftware ĂŒber das Projekt Webfriedhof abbilden. Als der Wunsch aufkam, zusĂ€tzlich Termine von Bestattungen und Trauerfeiern digital aufzunehmen und zu verarbeiten, entschied man sich fĂŒr eine vollstĂ€ndige Neuentwicklung des Webfriedhofs als Bestandteil der ProOffice-Software von AED-SYNERGIS. Inzwischen stehen mit ProOffice Friedhof und ProOffice Krematorium zwei eigenstĂ€ndige Module zur VerfĂŒgung. Damit werden die Anforderungen von Friedhofsverwaltungen unterschiedlicher GrĂ¶ĂŸe individuell abgedeckt. In Duisburg wurden weitere FunktionalitĂ€ten, die fĂŒr das tĂ€gliche Arbeiten unverzichtbar waren, im vergangenen Jahr zusĂ€tzlich implementiert.

Mit ProOffice Friedhof werden neben der Verwaltung der Grabfelder, Grabstellen und -stÀtten sÀmtliche VorgÀnge, Belegungen und Personenzuordnungen gepflegt. ErgÀnzt werden die Sachdaten durch die visuelle Darstellung der GrabstÀtten im GIS-Widget durch Anbindung des WebOffice-Projektes, welches seit einigen Jahren bei der Stadt Duisburg sowie den Wirtschaftsbetrieben im Einsatz ist.

Besonders angetan sind die Wirtschaftsbetriebe davon, dass fĂŒr das mobile Arbeiten keine separate Lösung erforderlich ist. Das erspart mĂŒhsames Vor- und Nachbereiten. „Wir sind mit ProOffice Friedhof nun in der Lage, alle VorgĂ€nge zentral zu steuern. So haben alle Mitarbeiter die Sachdaten immer aktuell im Blick, alle sind auf dem gleichen Stand. Das bringt deutliche qualitative Verbesserungen“, freut sich Sebastian Centamore von den Wirtschaftsbetrieben. Insbesondere das FĂŒhren aufwĂ€ndiger Excel-Listen habe nun ein Ende. „Das spart jede Menge Zeit und vermeidet so manchen Fehler, der beim Übertragen von einer Liste in die andere nun mal passiert“, ist er sicher. „Das System zeigt beispielsweise ĂŒbersichtlich an, welche GrabstĂ€tten abgerĂ€umt werden mĂŒssen. Vor Ort kann der Mitarbeiter das Grab rĂ€umen und die Arbeiten direkt im Tablet vermerken. Übertragungszeiten entfallen, die GrabstĂ€tte ist direkt freigegeben und alle Informationen sind aktuell.“

In Duisburg ist die mobile Lösung direkt an das Zentralsystem angebunden, sodass keine redundante Datenhaltung entsteht. Foto: Wirtschaftsbetriebe Duisburg, Sebastian Centamore

Auch die Fotofunktion bringt viele Vorteile: „Wenn es eine Beschwerde ĂŒber ein ungepflegtes Grab gibt, kann der Mitarbeiter vor Ort den Grabzustand live erfassen. Alle nachfolgenden Schritte, etwa das Anschreiben an die Angehörigen, werden dann automatisch vom System vorgegeben“, so Centamore.

ZunĂ€chst wollen die Wirtschaftsbetriebe mit etwa 30 mobilen EndgerĂ€ten starten, die an die Friedhofsverwalter vor Ort ausgegeben werden. Diese GerĂ€te sollen aber zugleich helfen, ServerausfĂ€lle oder Leitungsstörungen zu ĂŒberbrĂŒcken.

Auch die Terminverwaltung profitiert von der neuen Software: „ Alle relevanten Informationen können direkt digital erfasst werden und stehen fĂŒr die Nachbearbeitung automatisch zur VerfĂŒgung. AushĂ€nge sind per Knopfdruck erledigt“, so Centamore. Und noch einen Vorteil sehen die Wirtschaftsbetriebe: Mit der neuen Software sind alle Außenstellen vernetzt. Je nach Zugriffsrechten können beispielsweise die Termine fĂŒr Bestattungen eingesehen und bei Anfragen weitergeben werden. Das User-Management der ProOffice-Software ermöglicht individuellen Systembenutzern einen kontrollierten Zugriff auf Inhalte und Eingabemöglichkeiten, ganz im Sinne des Datenschutzes.

www.aed-synergis.de