Durch ProOffice: Digitalisierung revolutioniert Friedhofsverwaltung

Duisburg setzt mit ProOffice von AED-SYNERGIS eine moderne Friedhofsverwaltung um.

Die Digitalisierung revolutioniert auch die Arbeitsabläufe rund um die Friedhofsverwaltung. Eine zeitgemäße Verwaltungssoftware kann helfen, Personalressourcen optimal zu nutzen und die komplexen Anforderungen an eine moderne Verwaltung fehlerfrei und effizient umzusetzen. Das zeigen die Wirtschaftsbetriebe Duisburg, die seit 2014 auf die Softwarelösungen ProOffice Friedhof und ProOffice Krematorium von AED-SYNERGIS setzen. Die Wirtschaftsbetriebe betreiben ein Krematorium und insgesamt 17 Friedhöfe im Duisburger Stadtgebiet mit etwa 250.000 Grabstätten. Jährlich werden etwa 3.500 Bestattungen durchgeführt.

Das Krematorium am Waldfriedhof Duisburg. Die komplette Friedhofsverwaltung ist über das webbasierte System vernetzt. Foto: Wirtschaftsbetriebe Duisburg

Bereits im Jahr 2005 kamen die beiden Projektpartner ins Gespräch. Seit 2008 konnte AED-SYNERGIS die damaligen Anforderungen der Wirtschaftsbetriebe an eine „netzwerkfähige“ Verwaltungssoftware über das Projekt Webfriedhof abbilden. Als der Wunsch aufkam, zusätzlich Termine von Bestattungen und Trauerfeiern digital aufzunehmen und zu verarbeiten, entschied man sich für eine vollständige Neuentwicklung des Webfriedhofs als Bestandteil der ProOffice-Software von AED-SYNERGIS. Inzwischen stehen mit ProOffice Friedhof und ProOffice Krematorium zwei eigenständige Module zur Verfügung. Damit werden die Anforderungen von Friedhofsverwaltungen unterschiedlicher Größe individuell abgedeckt. In Duisburg wurden weitere Funktionalitäten, die für das tägliche Arbeiten unverzichtbar waren, im vergangenen Jahr zusätzlich implementiert.

Mit ProOffice Friedhof werden neben der Verwaltung der Grabfelder, Grabstellen und -stätten sämtliche Vorgänge, Belegungen und Personenzuordnungen gepflegt. Ergänzt werden die Sachdaten durch die visuelle Darstellung der Grabstätten im GIS-Widget durch Anbindung des WebOffice-Projektes, welches seit einigen Jahren bei der Stadt Duisburg sowie den Wirtschaftsbetrieben im Einsatz ist.

Besonders angetan sind die Wirtschaftsbetriebe davon, dass für das mobile Arbeiten keine separate Lösung erforderlich ist. Das erspart mühsames Vor- und Nachbereiten. „Wir sind mit ProOffice Friedhof nun in der Lage, alle Vorgänge zentral zu steuern. So haben alle Mitarbeiter die Sachdaten immer aktuell im Blick, alle sind auf dem gleichen Stand. Das bringt deutliche qualitative Verbesserungen“, freut sich Sebastian Centamore von den Wirtschaftsbetrieben. Insbesondere das Führen aufwändiger Excel-Listen habe nun ein Ende. „Das spart jede Menge Zeit und vermeidet so manchen Fehler, der beim Übertragen von einer Liste in die andere nun mal passiert“, ist er sicher. „Das System zeigt beispielsweise übersichtlich an, welche Grabstätten abgeräumt werden müssen. Vor Ort kann der Mitarbeiter das Grab räumen und die Arbeiten direkt im Tablet vermerken. Übertragungszeiten entfallen, die Grabstätte ist direkt freigegeben und alle Informationen sind aktuell.“

In Duisburg ist die mobile Lösung direkt an das Zentralsystem angebunden, sodass keine redundante Datenhaltung entsteht. Foto: Wirtschaftsbetriebe Duisburg, Sebastian Centamore

Auch die Fotofunktion bringt viele Vorteile: „Wenn es eine Beschwerde über ein ungepflegtes Grab gibt, kann der Mitarbeiter vor Ort den Grabzustand live erfassen. Alle nachfolgenden Schritte, etwa das Anschreiben an die Angehörigen, werden dann automatisch vom System vorgegeben“, so Centamore.

Zunächst wollen die Wirtschaftsbetriebe mit etwa 30 mobilen Endgeräten starten, die an die Friedhofsverwalter vor Ort ausgegeben werden. Diese Geräte sollen aber zugleich helfen, Serverausfälle oder Leitungsstörungen zu überbrücken.

Auch die Terminverwaltung profitiert von der neuen Software: „ Alle relevanten Informationen können direkt digital erfasst werden und stehen für die Nachbearbeitung automatisch zur Verfügung. Aushänge sind per Knopfdruck erledigt“, so Centamore. Und noch einen Vorteil sehen die Wirtschaftsbetriebe: Mit der neuen Software sind alle Außenstellen vernetzt. Je nach Zugriffsrechten können beispielsweise die Termine für Bestattungen eingesehen und bei Anfragen weitergeben werden. Das User-Management der ProOffice-Software ermöglicht individuellen Systembenutzern einen kontrollierten Zugriff auf Inhalte und Eingabemöglichkeiten, ganz im Sinne des Datenschutzes.

www.aed-synergis.de