E-Mail für den Polier
Die Software bau-mobil kombiniert Datenbanklösung und mobile Datenerfassung für die Baustellenplanung. Aktuell ist die Lösung unter anderem beim Schwarzwälder Bauunternehmen Rath im Einsatz.
Immer mehr Baufirmen stellen ihre Arbeits- und Planungsprozesse um und greifen auf digitale Kommunikationsund Verwaltungslösungen zurück. Wie eine solche Umstellung vonstatten geht und welchen Einfluss die veränderten Prozesse auf die Arbeit der Beschäftigten haben, zeigt aktuell das Bauunternehmen Rath GmbH & Co. KG. Das mittelständische Unternehmen aus dem Schwarzwald mit 80 Mitarbeitern, das sich auf Leistungen im Straßen- und Tiefbau, Gewinnung von Rohstoffen sowie das Recycling von Baustoffen spezialisiert hat, setzt seit rund zwei Jahren flächendeckend die Bausoftware bau-mobil von connect2mobile ein, ein grafisches Planungs- und Steuerungstool für Bauprojekte und die verschiedenen Ressourcen.
Medienbrüche vermeiden
bau-mobil setzt sich aus einer Datenbank-Lösung zur Baustellenplanung sowie mobilen Applikationen für Smartphone, Tablet und Netbooks zusammen und beinhaltet die Features Kolonnen- Einsatzplanung, Personal- und Maschinendisposition sowie Qualifikationsverwaltung. Mittels grafischer Wochenübersicht lassen sich der Personal-, sowie der Geräte- und Fahrzeugeinsatz planen und vordefinieren. Auch die Qualifikationen der Mitarbeiter, die Auslastung der Ressourcen oder Fertigstellungstermine der Bauprojekte können in der Datenbank hinterlegt werden. Die Mitarbeiter wiederum können auf den mobilen Endgeräten ihren aktuellen Status einsehen, anpassen und ihre Projekte entsprechend bearbeiten.
„Die handschriftliche Erfassung von Baustellendaten wie etwa Stundenberichten, Maschinenberichten oder Bautagesberichten ist sehr fehleranfällig“, erklärt Geschäftsführer Benjamin Rath. Die umständliche Übermittlung der Einsatzplanung und der Berichte per Telefon oder in Papierform vom Büro zur Baustelle und wieder zurück habe zudem einen hohen Aufwand in der Verwaltung erzeugt. „bau-mobil schließt diesen Medienbruch und hat so den Betriebsprozess und die Kommunikation mit der Baustelle enorm verbessert“, ist Rath überzeugt. Aus seiner Sicht hat das Unternehmen mit dem Einsatz von bau-mobil einen großen Schritt Richtung Zukunft gewagt. Denn eigentlich waren die Schwarzwälder nur auf der Suche nach einer Lösung für mobile Geräte zur Zeiterfassung auf den Baustellen.
Mobile Zeiterfassung ohne Netzabdeckung
Zwar habe die damalige Lösung auch eine solche Funktion beinhaltet, allerdings brauchte dieses Tool eine permanente Netzabdeckung. „Dies erwies sich als eher wenig praktikabel auf den Baustellen im Nordschwarzwald, da hier nicht immer eine permanente Netzabdeckung gegeben ist“, erzählt Rath. „Daher haben wir eine Lösung gesucht, mit der sich Stunden zu jeder Zeit – auch ohne Netz – auf den Baustellen erfassen lassen. Mit bau-mobil ist es nun möglich, die Stundendaten vor Ort zu erfassen und immer dann an die Bürolösung zu übertragen, wenn eine Internetverbindung vorhanden ist.“ bau-mobil wird bei Rath Bau unternehmensübergreifend eingesetzt. Insgesamt arbeiten rund 40 Mitarbeiter auf den Baustellen, darunter Bauleiter, Poliere und LKW-Fahrer mit der bau-mobil- App. Alle Bauleiter sowie die Disposition, die die anstehenden Aufgaben für alle Mitarbeiter inklusive der zugeordneten Maschinen und Geräte täglich im bau-mobil-System einpflegt, nutzen neben der App die Büroversion der Software. „Zudem haben wir mit der Einführung der App die Poliere allesamt mit einem neuen Tablet-PC ausgestattet“, so Rath.
Jeder Polier habe nun seine eigene E-Mail-Adresse und könne nun ganz einfach benötigte Materialien bestellen oder Plandaten einsehen, die das Unternehmen innerhalb der IT allen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, für die sie von Relevanz sind.
„Dadurch hat sich der Arbeitsaufwand für alle Beteiligten reduziert“, erklärt Geschäftsführer Rath. „Die Poliere und Kraftfahrer können alle am Vormittag ihre konkreten Aufgaben auf dem Display ihres Tablets einsehen und wissen auf einen Blick, was sie zu tun haben. Und für die LKW-Fahrer besteht sogar die Möglichkeit, sich mit der Navigationsfunktion der App direkt zur Baustelle führen zu lassen.“
Übersichtliche Planung und Kommunikation
Ein typischer Arbeitstag bei Rath beginnt traditionell am Morgen auf dem Hof des Unternehmens, bevor es auf die Baustellen geht. Früher musste Disponent Steffen Gauß an dieser Stelle jedem einzelnen Mitarbeiter Auskunft über seine Kolonne, seine Geräte und Maschinen sowie den Einsatzort persönlich mit Stift und Zettel überbringen.
„Mit bau-mobil habe ich nun eine Planungssoftware, mit der ich übersichtlich bis zum letzten Mann und zum letzten Gerät planen kann“, so der Disponent. „Mit nur einem Blick auf das Tablet weiß heute jeder, was er zu tun hat, was die Kommunikation bei der morgendlichen Einsatzbesprechung deutlich zielführender macht“, führt er weiter aus. Die Informationen aus der Planung stehen allen Baustellen-Mitarbeitern auch für die Erfassung zur Verfügung. Alle Geräte sind bereits im System eingetragen, lediglich die Stunden müssen ergänzt werden. „Auf diese Weise sind die Poliere nicht nur deutlich schneller in der Erfassung. Dank bau-mobil steht uns als Unternehmen nun auch eine lückenlose Gerätedokumentation zur Verfügung“, erklärt der Geschäftsführer. „Zudem lassen sich mittels Tablet und mobiler Anwendung Fotos direkt im System hinterlegen und beschriften.”
Verbindung zwischen Baustelle und Buchhaltung
Die digitale Prozesskette von bau-mobil reicht bis zu den Mitarbeitern in der Buchhaltung, wo die erfassten Stunden und Geräte nach Prüfung und Freigabe durch die Bauleiter in bau-mobil ein zweites Mal geprüft werden. Auch hier hat die Umstellung auf bau-mobil die Arbeit im Vergleich zu früher erleichtert.
Ewald Steeb, verantwortlich für die interne Baustellenbelastung, erinnert sich an viele Samstage, die er in der Vergangenheit im Unternehmen verbringen musste: „Meine Aufgabe war es, die händisch von den Polieren erstellten Tagesberichte in unser System einzutippen, was viele, viele Stunden in Anspruch nahm. Mit bau-mobil sind die Informationen bereits im System erfasst und die Prüfung geht nun deutlich schneller.“ Am Monatsende erfolgt schließlich ein Übertrag der Stunden- und Gerätedaten in die entsprechenden Buchhaltungsprogramme des Unternehmens.
Für Geschäftsführer Rath hat sich die Umstellung auf bau-mobil gelohnt: „Die Stundenzettel mit vier Durchschlägen gehören nun der Vergangenheit an. Sicherlich bedeutete die Digitalisierung zunächst eine Umorganisation und Schaffung neuer Prozesse, aber wenn wir sehen, was wir zum jetzigen Zeitpunkt durch die Umstellung erreicht haben, so liegen die Vorteile klar auf der Hand. Und wir finden immer wieder neue Möglichkeiten, wie uns die digitalen Systeme unsere tägliche Arbeit weiter erleichtern können“, fasst er zusammen.