Mit dem Planungstool PTV Map&Market 25h verschafft die PTV Group Außendienstmitarbeitern ein Plus an Zeit für mehr Kundentermine. Die App steht nun auch Anwendern des Salesforce-Ökosystems zur Verfügung.
Professionelle Tourenplanung: Mit PTV Map&Market 25h können der Kalender automatisch gefüllt und Touren bei Terminänderungen optimiert werden. Foto: PTV
Termine, Termine und noch mehr Termine – für den Außendienst ist es wichtig, hier den Überblick zu behalten. Bei der Planung der Kundenbesuche wollen Prioritäten eingehalten werden. Ein übergeordneter Aspekt dabei ist auch, dass Fahrtwege möglichst kosten- und zeitoptimiert ausfallen. Die PTV Group hat mit der App PTV Map&Market 25h ein Tool auf den Markt gebracht, das Daten aus dem Customer-Relationship-Management System (CRM) Salesforce und der Routenplanung miteinander verbindet, damit Anwender neue Optimierungspotenziale gewinnen können. Die Planungssoftware steht seit Mai 2019 Anwendern über den Online-Store AppExchange von Salesforce zur Verfügung. Auch Nutzer der SAP CRM Cloud oder Oracle Sales Cloud können auf das Planungstool zurückgreifen. Dazu verwendet das Tool die bestehende Datenbasis im CRM und bietet verschiedene Funktionen unter Einsatz von Planungs- und Routingalgorithmen. „Kunden bekommen so einen neuen Weg geboten, ihre Vertriebsorganisation flexibel und effizient zu optimieren“, sagt Mike Wolff, SVP, ISV Sales bei Salesforce.
Kalender füllen, optimale Routen berechnen
Das Versprechen der PTV-Lösung, nämlich mehr Zeit für zusätzliche Kundentermine zu gewinnen, verbirgt sich bereits im Produkt-Namen: PTV Map&Market 25h. Die Lösung für den operativen Außendienst soll als Tourenplanungsprogramm Außendienstmitarbeitern sowie Vertriebszentralen den vollen Überblick über anstehende Termine gewähren und zugleich die Koordination vereinfachen. Die Planungstools adressieren alle Bereiche von der strategischen Jahresplanung bis hin zur kurzfristigen Einsatzplanung.
Die im CRM hinterlegten Kundenadressen werden auf einer digitalen Karte visualisiert, bevor es an die Tages- und Wochenplanung geht. Für die Visualisierung arbeitet PTV dabei mit Datenlieferanten wie HERE, TomTom und AND zusammen. Bei der Planung hat der Außendienstmitarbeiter verschiedene Möglichkeiten, die Einsätze in seinem Gebiet zu koordinieren. So kann er innerhalb der Karte Kunden filtern oder selektieren, indem er beispielsweise ein Polygon aufzieht. Auf Basis der so ausgewählten Kunden erfolgt dann die taktische Planung von Terminen mehrere Tage im Voraus und der Basisplan steht.
Für den Außendienst ebenso wichtig ist auch die Frage, welche Kunden überhaupt in der nächsten Woche besucht werden müssen. Sind im CRM des Unternehmens Regeln für den Besuchsturnus – oder andere Randbedingungen wie Kundenprioritäten – hinterlegt, berücksichtigt PTV Map&Market 25h diese bei der Planung und gibt anhand der Parameter einen entsprechenden Wochenplan aus. „Alle Restriktionen rund um die operative Außendienstplanung werden bei jedem Planungs- und Optimierungsvorgang berücksichtigt – egal ob Fixtermin oder bestimmte Zeitfenster, Terminänderung oder Änderung der Tour“, erklärt Thorsten Frerk, weltweit verantwortlich für den Vertrieb im Bereich Geomanagement bei PTV. Sind so die einzelnen Termine auf Tages- und Wochensicht bekannt, erfolgt die Berechnung der besten Routen, also der kürzesten Fahrwege zwischen den Kunden. Die Ergebnisse werden dann für den Außendienstmitarbeiter mit Smartphone oder Tablet synchronisiert.
Lücken nutzen
Ein klassisches Problem im Außendienst gibt es jedoch noch: Der Plan steht, die Routen auch und doch kommt etwas dazwischen. Auch hier setzt die PTV-Lösung an. Damit der Außendienstmitarbeiter flexibel bleibt, gibt PTV Map&Market 25h über die integrierte Vorschlagsfunktion ad hoc einen möglichen neuen Termin für den Kunden aus oder verlängert beziehungsweise verkürzt das Terminzeitfenster je nach Bedarfsfall. Fällt ein Termin dann doch gänzlich aus, bietet das Tool die Möglichkeit, über eine Umkreissuche auf Zeit und eine Korridorsuche freigwordene Zeitfenster optimiert zu füllen. Dafür sucht die Software die Kunden im Umkreis, die der Außendienstmitarbeiter innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erreichen kann.
Das Besondere an dieser Art Umkreissuche ist der Fokus auf eine Zeitangabe. „Nimmt man eine herkömmliche Kartenanwendung, werden Radien gezogen. PTV Map&Market 25h verfolgt hier den realistischen und damit weitaus besseren Ansatz“, betont Frerk. Die Korridorsuche bietet überdies die Option, Kundenadressen auszugeben, die quasi auf dem Weg nach Hause noch innerhalb eines bestimmten Korridors liegen. „Damit kann der Außendienstmitarbeiter die Zeit für einen zusätzlichen Kundentermin nutzen“, sagt Frerk. (vb)
