Die Kreiswerke Grevenbroich nutzen die AVA Software California.pro für ihre Abrechnungsprozesse.
Die Kreiswerke Grevenbroich GmbH gehört mit mehr als zehn Millionen Kubikmeter Wasserabgabe zu den größeren kommunalen Wasserversorgern in Deutschland. Für effiziente und zeitsparende Abrechnungsprozesse mit dem Gutschriftverfahren setzt der kommunale Wasserversorger die durchgängige AVA (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung)- und Baukostenmanagementsoftware California.pro der Münchener G&W Software AG ein.
Aufmesser der Kreiswerke Grevenbroich bei der Arbeit auf einer Kanal-Baustelle. Früher wurden die Aufmaße mit einem Vertreter des ausführenden Unternehmens ausgeführt, heute arbeitet das Büro allein. Bild: G&W
In den letzten zehn Jahren erweiterte der Versorger das Leitungsnetz um 30 Kilometer und sanierte es auf einer Länge von 120 Kilometern. Allein für Tiefbau und Eigenleistungen haben die Kreiswerke ein jährliches Budget von 4,5 Millionen Euro für die erforderlichen Wartungsund Instandsetzungsarbeiten, wie zum Beispiel Netzsanierungen, Erneuerungen von Hausanschlüssen sowie Reparaturmaßnahmen an Hydranten und Wasserrohren. Die Abrechnungen mit Bauunternehmen laufen über California.pro. Anwendungsschwerpunkt der Software ist die IT-basierte Begleitung beim Bau, Ausbau und Unterhalt von Netzen, Hausanschlüssen und Anlagen sowie Gebäuden – und das bei allen Sparten der Versorgung: Strom, Wärme, Wasser. California.pro erfüllt zudem die Anforderungen einer transparenten Kostendokumentation. Rückblickend empfanden die Kreiswerke ihr vorheriges Abrechnungsverfahren als äußerst aufwendig und zeitintensiv. Man musste gemeinsam mit dem Auftragnehmer die Baustellenleistungen in einem Leistungserfassungsblatt genau dokumentieren und mit Unterschriften anerkennen. Daraufhin stellte das ausführende Unternehmen die Rechnung. Schließlich erfolgte die Rechnungsprüfung mit Freigabe und Zahlung seitens des Versorgers. Das Gutschriftverfahren und die Verwaltung mit California.pro haben diese Prozesse laut Unternehmen vereinfacht. Heute sind die Jahres-Leistungsverzeichnisse für die Sanierungsarbeiten in California.pro hinterlegt. Bei Auftragsvergabe wird in der Versorgerlösung von Schleupen eine Auftragsnummer angelegt. Diese wird über die Schnittstelle in California. pro eingelesen, und dem entsprechenden Leistungsverzeichnis zugewiesen.
Auch das Aufmessen lässt sich über California.pro regeln. Um die Aufmaße der jeweiligen Bau- und Sanierungsprojekte selbst erfassen zu können, haben die Kreiswerke Grevenbroich ein eigenes Aufmaßbüro mit bis zu vier Aufmessern eingerichtet. Heinrich Düssel, Leiter Controlling Tiefbau beim Versorger, erläutert: „Die Aufmesser fahren nach Mitteilung durch die Bauleitung zu den Baustellen, um vor Ort das Aufmaß zu erstellen. Haben wir früher die Aufmaße gemeinsam mit einem Vertreter des ausführenden Unternehmens aufgenommen, so machen wir das heute in den meisten Fällen alleine.“ Der Aufmesser gibt in diesem Schritt die Massen und Mengen der jeweiligen Bausubstanzen in California. pro ein. Jeden Freitag nehmen die Oberbauleiter der Auftragnehmer zusammen mit dem entsprechenden Mitarbeiter der Kreiswerke die ausgeführten Leistungen ab und erteilen nach der Prüfung die Freigabe. Daraufhin gibt die Aufmaß-Abteilung die Daten zur weiteren Bearbeitung an die Abteilung Rechnungsprüfung weiter, wo die Anlage zur Gutschrift erfolgt. Die so in California.pro entstandene Gutschrift kann nun für die Auszahlung an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
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Mittlerweile haben die Kreiswerke Grevenbroich in mehreren Schritten die gesamte bautechnische Abrechnung aller anfallenden Baumaßnahmen in California.pro integriert. So werden heute sowohl Kleinbaustellen als auch Großbaumaßnahmen mit California.pro erfasst und die dazugehörigen Informationen verarbeitet. Dazu gehören die Ermittlung aller Massenansätze, die preisorientierte Anlage zur Gutschrift, sowie die eigentliche Gutschrift und die Systemarchivierung. Obwohl die Kreiswerke keine projektbezogene Einzelplanung mit California.pro durchführen, sind die erfassten Abrechnungsdaten nützlich für einen schnellen Zugriff auf die entstandenen Kosten, bieten in der Darstellung mehr Transparenz und lassen sich besser dokumentieren und digital verwalten, so das Unternehmen. Durch die Darstellung aller im Tiefbau anfallenden Sparten in California.pro sowie durch die Verknüpfung zur Versorgerlösung von Schleupen können budgetspezifische Auswertungen unmittelbar vorgenommen werden. Somit sei ein Gesamtüberblick jederzeit gewährleistet. „Dieser Faktor ist bei einem jährlichen Volumen von rund 4.5 Millionen. Euro enorm wertvoll“, erklärt Heinrich Düssel. Auch die Optimierung der zeitlichen Arbeitsabläufe durch den Einsatz von California.pro sei ein wesentlicher Fortschritte. So ließen sich zum Beispiel Terminabsprachen mit Vertragspartnern während oder nach Erstellung der Abrechnungsunterlagen besser koordinieren.
Für die Kreiswerke Grevenbroich ist der Softwareeinsatz von California. pro eine Win-Win Situation: Da im System die Leistungsverzeichnisse erfasst sind, könnten Abrechnungsprüfungen und die Erstellung und Auszahlung von Gutschriften zeitnah durchgeführt werden. Dadurch könne der Wasserversorger besser mit seinen geplanten Budgets arbeiten und die mühsame Rechnungskontrolle entfällt. Außerdem ließen sich die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer merklich reduzieren. Zudem bedeute das Gutschriftverfahren auch für den Auftragnehmer eine Minimierung des administrativen Aufwandes, da die Erstellung der Rechnungen entfällt.