con terra hat mit einem FME Connector zur Anbindung von internetbasierten Formularen eine Lösung entwickelt, mit der OZG-konforme Prozesse auch im Backend komplett digitalisiert und automatisiert werden können.
Die Zahl der onlinebasierten Prozesse in der Öffentlichen Verwaltung nimmt derzeit schnell zu. Die Kommunen befinden sich aktuell in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und reagieren damit auf die Forderung, bis Ende 2022 alle Standard-Verwaltungsprozesse per Internetdienst bereitzustellen. Insgesamt müssen Bund und Länder bis dahin 575 Verwaltungsdienstleistungen online anbieten. Derzeit sind es vor allem Anträge und Formulare, die online ausgefüllt und abgesendet werden können.
Doch was passiert in den verwaltungsinternen Prozessen? Werden dort die Potenziale der Digitalisierung weiter ausgeschöpft oder im Gegenteil vielleicht sogar eher wieder verspielt? Leider letzteres, so die unter Experten weit verbreitete Gegenwartsdiagnose. Häufige Medienbrüche bis hin zum manuellen Weiterverarbeiten von Daten scheinen eher die Regel als die Ausnahme zu sein. Potemkin’sche Dörfer also im sprichwörtlichen Sinne, von vorne modern und digital, dahinter jedoch noch analoge Handarbeit.
Hilfe bei unklaren Schnittstellen
Eine effiziente Lösung zur Prozessintegration, und damit zu einer konsequenten Umsetzung der digitalen Verwaltung 2022 zwischen modernen Formularen auf der einen und den etablierten Fachsystemen im Backend auf der anderen Seite, hat die con terra GmbH aus Münster im Angebot. Diese basiert auf der FME-Technologie des Herstellers Safe Software Inc. Behörden und Kommunen werden damit bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes im Bereich Datenintegration mit der FME-Plattform unterstützt. Somit kann der Einstieg in und die Umstellung auf digitale Verwaltungsangebote erleichtert werden. „Die Schnittstellen zwischen den Welten sind häufig nicht klar definiert, was die Verknüpfung des Online-Angebotes mit den internen Fachverfahren erschwert“, sagt Bengt Müller, FME-Spezialist bei con terra.
Mit dem FME Connector hat das Münsteraner Unternehmen eine Lösung entwickelt, die auf der FME-Plattform basiert, und die speziell der direkten Ansprache von Formularmanagementsystemen dient. Die Anwendung ist momentan für die Produkte eines Anbieters von Formulardateien konzipiert, der bei Kommunen im Bereich Online-Anträge sehr weit verbreitet ist. Mit ihr erhalten Verwaltungen die Möglichkeit, alle eingehenden Formulardaten zentral und in nahezu beliebigen Datenformaten zu speichern. Derzeit wird die Technologie bei ersten Kommunen und Landkreisen testweise eingeführt. Die durchgehende Automatisierung, diverse Prüfkriterien und ein zentrales Datenmanagement schaffen dabei nicht nur einen Mehrwert für Verwaltungen, auch die Bürger profitieren von einer zeitnahen Bearbeitung ihres Anliegens.
Datenintegration als Brücke
FME spielt dabei ihre Stärke als Datenintegrationsplattform aus. Mit einem individuell anpassbaren FME-Prozess werden unterschiedlich strukturierte Daten aus dem Original-Format herausgelöst und in ein definiertes Zielformat überführt.
Der FME Connector unterstützt dabei nicht nur den Abruf von PDF-Dateien, sondern auch besonders XML oder JSON, also offene Austauschformate, wie sie im Rahmen der OZG-Gesetzgebung explizit gefordert werden. „Diese Schnittstellen werden bei vielen modernen Fachverfahren der Öffentlichen Hand genutzt und entsprechen dem Grundgedanken des OZG. So bleiben die Datenbestände in der Hoheit der Verwaltung und nicht des IT-Dienstleisters und auch die Kosten für die Entwicklung der Verfahren werden transparent gehalten“, sagt Müller.
Adaptierbar auf weitere Software-Landschaften
Der FME Connector nutzt die API der Formularmanagementsysteme und unterstützt bei den Prozessen und Logiken, die für die Extraktion von Daten aus den Antragsformularen benötigt werden. Voraussetzung dafür ist die Installation von FME Desktop, Kunden können aber in einer weiteren Ausbaustufe den FME Server nutzen, mit dem Prozesse nochmals stärker automatisiert werden können. „Viele Kunden nutzen den Server schon und haben eigene Kompetenzen aufgebaut, um mit FME eigene Integrations-Workflows zu bauen“, erklärt Müller. Bei einem automatisierten FME-Server-Prozess kann zum Beispiel festgelegt werden, ob die neuen Formulardateien eventgesteuert vom Formularserver abgerufen werden oder schlicht zu einem festgelegten Zeitpunkt.
Beim OZG sei gerade die Anbindung an die betroffenen Fachsysteme der Schlüssel. Bisher ist es teilweise noch so, dass Kommunen zwar Online-Dienste geschaffen haben, diese aber bei den weiteren Prozessen noch häufig Medienbrüche erleben. So ist es nicht unüblich, dass digitale PDF händisch in die Fachsysteme übertragen werden.
Die con terra übernimmt je nach Kundenwunsch auch die Integration ihrer Lösung in die Backend-Systeme. Im FME Workflow können zudem Prüfmechanismen definiert werden, durch die vorab die Qualität der Daten validiert und bei Bedarf optimiert werden kann. Durch die Flexibilität der FME Plattform kann die automatische Weiterverarbeitung der persistierten Daten zum Beispiel an externen Fachverfahren wie KOMVOR, Dokumentenmanagementsystemen oder den zuständigen Mitarbeitern erfolgen. „Die FME-Prozesse sind zudem weitestgehend generisch und lassen sich schnell auch für andere Systeme oder Lösungen adaptieren“, so Müller.