Das Tiefbauamt Zug hat gemeinsam mit Kendox eine offene Lösung für ein georeferenziertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) geschaffen.
DMS und GIS kombinieren
Lösungen für das Dokumentenmanagement (DMS) und GIS sind meist getrennte Systeme. In einem georeferenzierten DMS, wie es Kendox mit dem Referenzkunden Kanton Zug entwi-ckelt hat, liegen nach Sicht des Herstellers Potenziale in vielen Branchen. Verträge, Pläne, Fotos und andere Dokumente können sich anhand von Geometriedaten über eine interaktive Karte oder eine App georeferenziert suchen und anzeigen lassen. Gleichzeitig können vor Ort erstellte Dokumente, Fotos oder Videos direkt im System verortet und abgelegt werden. Die Kendox-Lösung ist aufgrund der auf Web-Technologien basierten Architektur ausbaufähig. Suchbefehle können zukünftig über diverse GIS-Tools (wie QGIS, OpenStreetMap, OpenLayers, EU INSPIRE, …) oder entsprechende Location Based Apps abgesetzt werden, indem eine geo-graphische Suchabfrage an Kendox InfoShare geschickt wird.
Straßenbauprojekt im Kanton Zug. Foto: TBA Zug
Als Abteilung der Baudirektion des Schweizer Kantons Zug ist das Tiefbauamt zuständig für die Planung, den Bau und den Unterhalt des kantonalen Straßennetzes, den Wasserbau sowie Aufgaben für Verkehrstechnik und die Baupolizei. Mit rund 70 Mitarbeitenden betreut das Amt jährlich ca. 150 Bau- und Instandhaltungsprojekte. Bislang war bei dem Tiefbauamt, wie bei den meisten Unternehmen, eine Suche nach den Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem (DMS) nur über Metadaten möglich. Das Tiefbauamt arbeitet sehr intensiv mit GIS-basierten Fachapplikationen.
Die Suche nach Dokumenten aller Art via Karte wäre in bestimmten Situationen deutlich intuitiver als die Suche über Adressen und andere Dokument-Metadaten, so der Grundgedanke zu einem neuen Projekt. In seinem Team entwickelte Pit Bühler, Leiter Change-Management und Finanz Controlling beim Tiefbauamt Zug, zusammen mit seinem IT-Team und dem DMS-Partner Kendox auf Basis des bestehenden DMS eine Lösungsidee mit den wesentlichen Anforderungen. Dazu gehörte die Anzeige von Geometrien, die mit einem Dokument verknüpft sind, ebenso wie die Suche von Dokumenten anhand von Geodaten und das flexible Zuordnen von Dokumenten auf einer Karte. „Durch die stetige Weiterentwicklung von Kendox InfoShare haben wir das Potential und die Innovationsfähigkeit der Software erkannt und sind überzeugt, dass dies die richtige Lösung für uns ist“, erklärt Bühler.
Agile Projektumsetzung
Das Team entwickelte gemeinsam mit Kendox ein Proof of Concept, bei dem die Geometrie von Projekten und Infrastrukturen mit den Dokumenten verknüpft wurde. Daraufhin entwickelte Kendox zunächst einen Prototyp, um Machbarkeit und weitere Möglichkeiten zu ermitteln. Nach Prüfung und Freigabe wurde sie von dem Unternehmen in einer agilen Projektumgebung erarbeitet und zusammen mit Projektleiter Bühler und seinem GIS-Verantwortlichen Willi Zeltner optimiert und weiterentwickelt.
„Wir haben einen ganz neuen Abfrage-Client für InfoShare ‘gebaut’, der auch mit Geometriedaten umgehen kann. Dazu haben wir die rund 80.000 bereits vorhandenen Dokumente im Kendox-Archiv mit den entsprechenden Geometriedaten angereichert“, erklärt Kendox Projektleiter Harald Thönig. „Zusätzlich werden Geometrien der neuen Projekte und Bauwerke täglich automatisch in das Dokumentenmanagementsystem übertragen.“
Interaktives Multimedia-Archiv
Die Anzeige von Dokument-Geometrien auf einer Karte ist durchdacht. Zu jedem Dokument, das in Kendox InfoShare abgelegt wird, werden verschiedene Metadaten hinterlegt – wie z.B. Name des Projekts, Gemeinde, Kantonsstraße, Bauwerk, Radstrecke, etc. Parallel dazu werden vom Tiefbauamt die Geometrien der jeweiligen Objekte gepflegt, mit denen dann die Dokumente – beispielsweise Bild- und Videomaterial aber auch zugehörige Rechnungen, Angebote, Berichte etc. – angereichert werden können. Die Geometrien können über eine App auf einer Kartenansicht visualisiert werden. Benutzer können in InfoShare Dokumente markieren und sich deren Geometrie anzeigen lassen. Ebenso können sie über die Kartenansicht erkennen, welche Dokumente einer bestimmten Geometrie zugeordnet sind. Zusätzlich werden vor Ort erstellte Bilder und Videos anhand der automatisch erfassten GPS-Daten den korrekten Geometrien zugeordnet.
Suchabfragen können von jedem beliebigen GIS-Tool über einen Kartenausschnitt an InfoShare geschickt werden. Bei der App kann nicht nur ein Kartenbereich oder Punkt ausgewählt, sondern auch Filterkriterien, wie etwa Dokumentart, Datum, etc., angegeben werden. Ebenso ist die Suche nach Dokumentarten, wie etwa mit einem Bauwerk oder einem Ort verbundene Polizeiberichte, Baupläne oder Fotos möglich.
Weitere Planungen
Weitere Ausbaustufen der Lösung sind bereits in Planung. Change Manager Pit Bühler möchte das DMS etwa zu einer Kollaborationsplattform weiterentwickeln, um den Dokumentenaustausch mit internen und externen Stakeholdern zu ermöglichen. Bei Bedarf sollen weitere Fachapplikati-onen eingebunden werden, um eine möglichst sinnvolle und effiziente Attribuierung der Dokumente zu gewährleisten. „Wir sind sehr zufrieden“, bestätigt Bühler. „Erfahrung, kurze Wege und zielorientiertes Denken haben uns bei der Zusammenarbeit mit Kendox überzeugt. Die schnellen Reaktions- und Umsetzungszeiten waren ein zusätzliches Plus.“ (sg)