Die infrest – Infrastruktur eStrasse GmbH hat gemeinsam mit dem Softwareanbieter ARCHIKART Software AG eine Lösung entwickelt, mit der Städte und Kommunen ihre Fachverfahren für den Antrag auf Sondernutzung sowie den Antrag auf (Oberfläche) Aufbruch ohne zusätzlichen Installationsaufwand medienbruchfrei digitalisieren können. Die über Leico – Leitungs-check-online gestellten Anträge werden dabei direkt in die Verwaltungs-Software übertragen. Nach der Bearbeitung in Archikart werden den Antragsstellern die erteilten Genehmigungen direkt im infrest Portal zugestellt. Die Genehmigungsprozesse lassen sich so nicht nur schnell und effizient abwickeln, sondern die Lösung erfüllt auch die OZG-Vorgaben und kann dem EfA-Prinzip folgend deutschlandweit eingesetzt werden.
Die rund 11.000 bundesdeutschen Städte und Gemeinden stehen vor der Aufgabe, ihre Verwaltungsdienstleistungen im Rahmen des Onlinezugangsgesetz (OZG) zu digitalisieren. In vielen Stadtverwaltungen werden die Prozesse bei Antragsverfahren zurzeit noch mit pdf-Formularen umgesetzt, die auf den Internetseiten der Städte und Gemeinden heruntergeladen werden können und dann ausgefüllt per Mail zurück an die Verwaltung gehen. Hier müssen die pdf-Dokumente dann in einem ersten Schritt von den Sachbearbeitern in die Verwaltungssoftware übertragen werden, bevor sie bearbeitet werden können. Ein umständlicher Workflow, der zeit- und personalintensiv sowie fehleranfällig ist. Gemeinsam mit dem Softwareanbieter ARCHIKART Software AG hat die infrest – Infrastruktur eStrasse GmbH jetzt eine innovative Lösung entwickelt, mit der Städte und Kommunen, die Archikart Systeme in der Verwaltung nutzen, medienbruchfrei über einen Webservice an das Portal Leico angebunden werden. Sie können so die Fachverfahren für den Antrag auf Sondernutzung sowie den Antrag auf (Oberflächen) Aufbruch ohne zusätzlichen Installationsaufwand digitalisieren. Der Workflow für die Beantragung gestaltet sich einfach. Im ersten Schritt wird in Leico der Ort der Baumaßnahme festgelegt und die Antragsart aus der Vorauswahl ausgewählt. Gemeinsam mit den notwendigen Dokumenten, die im System hochgeladen werden, geht der Antrag über eine Schnittstelle direkt in das Archikart System, wo alle digital gestellten Anträge übersichtlich dargestellt werden. Die gestellten Anträge werden vom System und dem Sachbearbeiter hinsichtlich Ihrer Plausibilität und Inhalt geprüft bevor anschließend per Knopfdruck automatisch ein neues Verfahren inkl. aller Fach-/Personendaten aus der Antragstellung generiert wird. Die anhängenden Dokumente werden im angebundenen DMS verschlagwortet abgelegt. Der Antrag kann nach gewohnter Arbeitsweise im Fachverfahren ARCHIKART abgewickelt werden. Mit der Erstellung des Bescheides werden die zugehörigen Dokumente automatisch direkt über das Portal an den Antragssteller zurückgesendet. Der Status der Antragsbearbeitung ist für den Antragsteller jederzeit einsehbar. Das deutschlandweit einsetzbare Verfahren erfüllt damit die Vorgaben des EfA-Prinzips, nachdem Genehmigungsverfahren so digitalisiert werden sollen, dass Anwender in allen Bundesländern sie nachnutzen können und den Online-Prozess nicht nochmal selbst entwickeln müssen. „Wir arbeiten daran, weitere kommunalen Genehmigungsverfahren nach dem EfA-Prinzip OZG-konform digital umzusetzen und damit einen Beitrag zur Beschleunigung und Optimierung der Prozesse in der öffentlichen Verwaltung zu leisten,“ so infrest Geschäftsführer Jürgen Besler abschließend.