Der IT-Verbund Landkreis Gifhorn arbeitet seit Anfang des Jahres daran, eine gemeinsame GIS-Nutzung aller Mitgliedsgemeinden zu etablieren. ARC-GREENLAB unterstützt den Verbund beim Ausrollen des WebOffice Systems.
Gifhorn ist die Kreisstadt des gleichnamigen Landkreises im Osten des Landes Niedersachsen und eine selbstständige Gemeinde. Foto: pixabay/razpaz
Der Landkreis Gifhorn hat zusammen mit den Gebietseinheiten Stadt Wittingen, Gemeinde Sassenburg, Samtgemeinde Brome, Samtgemeinde Isenbüttel und Samtgemeinde Meinersen zum Jahresbeginn den IT-Verbund Landkreis Gifhorn gegründet. Alle EDV-Aufgaben werden seitdem zentral vom IT Verbund wahrgenommen. Durch den Zusammenschluss ergab sich eine sehr heterogene Softwarelandschaft. So galt es alleine sechs unterschiedliche GIS-Lösungen parallel zu warten und die Nutzer zu betreuen, was sich auf Dauer als sehr aufwändig darstellte. Schon vor dem IT Zusammenschluss stand den Mitarbeitern des Landkreises Gifhorn ein ArcGIS Server und WebOffice in Verbindung mit ProOffice zur Verfügung. Der Landkreis Gifhorn arbeitet bereits seit 2012 mit WebOffice. Das System wurde mit der Unterstützung von ARC-GREENLAB aus Berlin eingerichtet und in den Folgejahren betreut und erweitert.
So konnte sich WebOffice als Auskunfts- und Bearbeitungssystem bei den Mitarbeitern des Landkreises etablieren. Zu den Hauptnutzern zählen die Fachbereiche Natur und Umwelt, Demografie, Wirtschaftsförderung und Bauwesen. Das System wird in Verbindung mit ProOffice ALKIS.buch und dem WebOffice mobile Client insbesondere im Außendienst intensiv genutzt.
Gemeinsame GIS Nutzung
Die Anmeldung der Nutzer im WebOffice erfolgt automatisiert über das Active Directory des Landkreises. Daher war der erste Schritt zu einer gemeinsamen Nutzung des GIS ein gemeinsames Active Directory für eine komfortable Anmeldung und Rechtevergabe. Nach Angaben des Unternehmens sollen die Arbeiten am Active Directory voraussichtlich Juli/August 2017 abgeschlossen sein, danach soll das Ausrollen des WebOffice/ProOffice an die Gebietseinheiten mit Hilfe von ARC-GREENLAB erfolgen. Anschließend erfolgt eine Verwaltung durch den IT Verbund selbst, der damit auch zentraler Ansprechpartner für die Gebietseinheiten bei der Neuanlage von WebOffice- Projekten sein und ebenso Erste Hilfe bei Problemen der täglichen GIS-Arbeit leisten wird.
Chancen und Herausforderungen
Der IT-Verbund erwartet signifikante Verbesserungen von der Vereinheitlichung der GIS Softwarelösungen. So soll durch die Verringerung der Zahl unterschiedlicher Systeme die Anwenderbetreuung effizienter werden. Auch der Abbau von Softwareschranken soll die Zusammenarbeit im IT-Verbund vereinfachen. So können beispielsweise ALKIS und Kartendaten zentral beschafft werden und auch bei gemeinsamen Projekten wie dem Breitbandausbau, der Raumordnung und Demographie können die Mitglieder des IT-Verbunds von der engen Zusammenarbeit profitieren. Die Ablösung der parallelen Systeme verringert zudem die Wartungskosten. Durch die Erhöhung der Nutzerzahl kann die Wirtschaftlichkeit des im Landkreis Gifhorn bereits bestehenden Systems auch bei der Lizensierung neuer Module weiter gesteigert werden.
Für einen reibungslosen Umstieg in WebOffice wird derzeit zusammen mit ARC-GREENLAB ein Schulungskonzept erarbeitet. Geplant ist ein eintägiger Workshop, der auf die alltägliche Arbeit mit dem System zugeschnitten sein wird. Eine weitere Herausforderung ist laut ARC GREENLAB die Migration der vorhandenen GIS-Datenbestände in WebOffice. Eine Arbeitsgruppe wird sich mit dem jeweiligen Datenbestand einer Gebietseinheit auseinandersetzen, damit eine reibungslose Migration in das neue System gewährleistet ist und die Arbeit in der Verwaltung ohne große Verzögerungen fortgesetzt werden kann. Da die Systeme allerdings sehr ähnlich sind, werden keine Hürden bei der Datenmigration erwartet.
Geplanter Ablauf und aktueller Status
Der IT-Verbund leistet zunächst die technischen Vorarbeiten. Er wird bei der Planung und Durchführung stark durch die jeweilige Gebietseinheit unterstützt werden, damit regionale Besonderheiten Berücksichtigung finden können. Der Arbeitsmehraufwand in der Einführungsphase soll sich mittelfristig durch einen verringerten Wartungsaufwand aufgrund der Verringerung der zu betreuenden Systeme amortisieren. Um die Einführung und den damit verbundenen Arbeitsaufwand überschaubar zu halten, ist eine aufeinanderfolgende Umstellung des GIS bei den jeweiligen Gebietseinheiten vorgesehen. Die Umstellungen werden also mit kurzen zeitlichen Abständen erfolgen, so dass den Beteiligten gegebenenfalls noch die Möglichkeit für Korrekturarbeiten bleibt.
Die größte organisatorische Herausforderung ist laut ARC-GREENLAB, das Workshopwissen in den Gebietseinheiten sämtlichen zukünftigen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Denn die Anzahl der betroffenen Personen übersteige die Schulungsressourcen des IT-Verbundes. Vorgesehen ist nun die Ausbildung von Mediatoren (Mitarbeiter der Gebietseinheiten), die bei ARC-GREENLAB geschult werden und dann das Wissen in den jeweiligen Gebietseinheiten verbreiten sollen.