Die Stadtwerke Bitterfeld-Wolfen haben im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie die Online-Auskunft vollautomatisiert. GISA hat dazu CAIGOS Globe eingeführt und individuell konfiguriert.
Einschlägige Statistiken haben gezeigt, dass auch während der ersten Corona-Shutdown-Phase die Bautätigkeit in Deutschland ungebremst war. Dementsprechend hoch war auch das Aufkommen von Anfragen zur Leitungsauskunft, die bei Tiefbauarbeiten obligatorisch sind. Doch diese Auskunft kam mancherorts wesentlich langsamer als üblich, besonders in jenen Fällen, in denen die Auskunft noch „manuell“ von den Mitarbeitern im Büro ausgeführt werden musste. Schließlich waren viele ins Homeoffice verbannt und hatten damit nur eingeschränkten Zugriff auf die notwendigen Dokumente. Nicht so bei den Stadtwerken Bitterfeld-Wolfen, die seit rund einem Jahr ihre Prozesse rund um die Auskunft komplett digitalisiert und automatisiert haben. Sprich, die Auskunft inklusive aller Unterlagen erhielten die Anfragenden innerhalb weniger Minuten – egal an welchem Wochentag und zu welcher Zeit – einfach per Mail. Die Stadtwerke und ihre Kunden profitieren dabei von jenen Investitionen, die in den letzten beiden Jahren getätigt wurden. Im Sommer 2018 hatten die Stadtwerke eine neue IT-Strategie entwickelt, mit der bestehende Prozesse und Systeme weiter ausgeprägt und weitestgehend digitalisiert werden sollten. Dazu gehörte eben auch die Umsetzung einer vollautomatischen Online-Leitungsauskunft.
Die Online-Leitungsauskunft der Stadtwerke Bitterfeld-Wolfen und der GISA richtet sich nicht nur an Bauunternehmen, sondern auch an Kunden, die einen Hausneu- oder -umbau planen. Diese bekommen innerhalb weniger Minuten einen individuellen Lageplan, auf dem alle Leitungen für Gas, Wasser und Strom eingezeichnet sind. Grafiken: Gisa GmbH
Aufbauend auf dem eingesetzten Geoinformationssystem CAIGOS hatte der Implementierungspartner GISA GmbH aus Halle (Saale) den Auftrag bekommen, die Auskunft auf Basis des WebGIS CAIGOS-Globe zu implementieren. Im Juni 2019 ging diese auch bereits online. „Wir haben nicht nur in den letzten Wochen, sondern unmittelbar danach erfahren, wie viele Vorteile der 24 Stunden zur Verfügung stehende Dienst bringt“, sagt David Klix, Teamleiter IT bei den Stadtwerken Bitterfeld-Wolfen. Bis dato mussten Antragsteller mit Voranmeldung in das Kundenberatungszentrum kommen, wo ihnen die Unterlagen, die von einem Mitarbeiter zusammengestellt wurden, in Papierform ausgehändigt worden sind. Heute geschieht die Auskunft vollautomatisch innerhalb weniger Minuten online. Die GISA sorgte dafür, dass der Weg vom Produkt zur Lösung nicht allzu lang werden sollte. Nachdem die Stadtwerke, die 20.000 Kunden mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser versorgen, eine Demo-Version begutachtet hatten, wurde ein Lastenheft und – bereits gemeinsam mit dem IT-Dienstleister – ein Pflichtenheft erstellt, woraufhin die Beauftragung und Umsetzung folgte.
„Ich habe aus der Fachabteilung bisher positives Feedback bekommen, weil die Vorteile für beide Seiten auf der Hand liegen“, sagt David Klix, Teamleiter IT bei den Stadtwerken Bitterfeld-Wolfen. In der IT seien auch nur wenige Fragen mit technischem Hintergrund angefallen, obwohl der Prozess nun ganz anders aussieht und auch die Baufirmen sich zunächst daran gewöhnen mussten.
Im Angebot von CAIGOS liegt auch das Modul Planauskunft, das in Bitterfeld-Wolfen mit eingesetzt wird. „Die kundenspezifische Anpassung des Moduls war ein Hauptbestandteil des Projekts“, sagt Jens Leutloff von der GISA. Neben vereinzelten Programmierleistungen habe dies vor allem die Konfiguration des Systems betroffen. Zudem musste das System auf visuelle Elemente wie Farben und die Einbindung von Logos sowie an die Datengrundlage angepasst werden, die bei jedem Versorger anders ist. „Bei einem vollautomatischen Prozess muss dies bis auf die einzelnen Prozessebenen berücksichtigt werden“, erklärt der Projektleiter. Bei den weiteren Konfigurationen musste beispielsweise entschieden werden, wie viel Auskünfte ein Externer pro Tag einholen darf, wie die Sperrflächen definiert werden, wie der Registrierungsprozess genau aussieht, welche Daten die Auskunft konkret beinhaltet und wie diese im Layout angezeigt werden. „Da stecken sehr viele Einzelentscheidungen für ein Stadtwerk drin. Unsere Aufgabe als Implementierungspartner ist es, dies in vollster Kundenzufriedenheit abzudecken“, sagt Leutloff. „Die Wünsche des Kunden wurden optimal mit dem technisch Machbaren und Möglichen auf einen Nenner gebracht“, bestätigt auch Klix.
Schließlich richtet sich die Auskunft nicht nur an Bauunternehmen, sondern auch an Kunden, die etwa einen Hausneu- oder -umbau planen und sich über die Lage von Strom-, Wasser-, Fernwärme- oder Gasleitungen online informieren wollen. Der Kunde, auf dessen Grundstück zum Beispiel Leitungen für Gas, Wasser und Strom liegen, bekommt von den Stadtwerken auf diese Weise drei verschiedene Karten, auf denen die Leitungen genau farblich eingezeichnet sind. „Egal welche Art von Anfrage bearbeitet wird, eine transparente, medienbruchfreie, digitale Vorgangsbearbeitung und eine digitale Dokumentation und Archivierung der zur Verfügung gestellten Unterlagen ist bei den Stadtwerken Bitterfeld-Wolfen realisiert“, so Klix. Auch die internen Mitarbeiter profitieren von den volldigitalen Prozessen der Online-Auskunft. Bei jeder Auskunft werden auch intern die jeweils zuständigen Personen informiert. So haben die Mitarbeiter der jeweiligen Sparten die Möglichkeit, den Antragsteller zu kontaktieren. Falls Monteure vor Ort beratend oder überwachend tätig werden müssen, werden sie mit mobilen Endgeräten ausgestattet, auf denen die Leitungs- und Planauskunftsdaten auch zu sehen sind.
Die neue Verfahrensweise bedeutet, so Klix, für den Antragsteller eine gesteigerte Flexibilität und auch bei den Stadtwerken selbst werden weniger Mitarbeiterressourcen gebunden. „Außerdem können wir uns im Zuge der Digitalisierung als modernes Unternehmen aufstellen“, so der Teamleiter IT. Dafür hätte es noch nicht einmal der Corona-Krise bedurft, um dies für alle deutlich zu machen. (sg)