Die Technischen Werke Ludwigshafen haben unter Beteiligung aller Fachbereiche eine neue bidirektionale Schnittstelle von der AVA- und Baukostenmanagement-Software California.pro zu SAP etabliert.
Verlegung der Fernwärmetrasse
„Ringschluss-Süd“. Foto: Technische Werke Ludwigshafen AG / Fotograf: Axel Heiter
Die Technischen Werke Ludwigshafen (TWL) sind mit 1.883 Kilometern Stromnetz, 652 Kilometern Erdgasleitungen sowie 533 Kilometern Trinkwasserleitungen und 76 Kilometern Leitungen für die Fernwärme zwar kein außergewöhnlich großer Versorger, aber in Sachen Innovation und IT hat das pfälzische Unternehmen trotzdem oder gerade deshalb die Nase vorn. Schon im letzten Jahrzehnt hatte TWL seine Geschäftsprozesse im Netzbetrieb und bei großen Baumaßnahmen von der Kalkulation der Projekte über die Ausschreibung, Vergabe bis hin zur Rechnungsprüfung analysiert und automatisiert. In diesem Rahmen führte der Versorger 2003 das AVA- und Baukostenmanagementsystem CALIFORNIA 3000 des Münchener Systemhauses G&W Software ein, das mit einer one-way Datenverbindung an SAP angebunden war. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der damit wachsenden Ansprüche an interne Prozesse hat TWL 2014 auf die Nachfolgegeneration California.pro aufgerüstet. Zur Prozessoptimierung entwickelte man gleichzeitig in Zusammenarbeit mit allen Fachbeteiligten eine neue bidirektionale Schnittstelle zu SAP.
Immer einen Schritt voraus
Seinen Ruf als innovativer Energieversorger hat TWL in der Vergangenheit bereits mit zahlreichen Projekten, wie Beteiligungen an Solar- und Windenergieanlagen, der Errichtung einer Powerto- Heat-Anlage im Fernheizkraftwerk sowie dem Bau eines modernen Wärmespeichers, der überschüssiges, aufgeheiztes Fernwärmewasser aufnimmt, das zur Deckung von Wärmebedarfsspitzen zum Einsatz kommt, unter Beweis gestellt. Schon im letzten Jahrzehnt hatte TWL mit CALIFORNIA 3000 die Geschäftsprozesse sowohl im Netzbetrieb als auch bei den großen Baumaßnahmen von der Kalkulation der Projekte über die Ausschreibung, Vergabe bis hin zur Rechnungsprüfung und Abrechnung analysiert und automatisiert. Seit der Aufrüstung auf California.pro im Jahr 2014 ist der Versorger zudem in der Lage, sämtliche Bauprojekte zu kalkulieren, Leistungsverzeichnisse zu erstellen, Baumaßnahmen auszuschreiben und den wirtschaftlichsten Bieter zu ermitteln. Darüber hinaus überwacht TWL mit dem Programm die Kosten während des gesamten Bauprozesses und rechnet diese ab.
Mit dem AVA- und Baukostenmanagementsystem lassen sich beispielsweise auch Hausanschlüsse auf Basis einheitlicher Leistungsverzeichnisse einfach und schnell kalkulieren und Routinemaßnahmen über Rahmenverträge beauftragen. Alle Maßnahmen, die auf der Basis der Rahmenverträge während der Laufzeit abgewickelt werden, kann TWL sofort ohne Ausschreibung beauftragen und abrechnen. Dazu ermittelt der Baubeauftragte mit dem ausführenden Unternehmen nach Abschluss der Maßnahme die Aufmaße und übermittelt die Daten im GAEB-Format an das AVA-System. Dort werden sie überprüft und via Schnittstelle an das SAP-System weitergeleitet. Auf Grundlage des Rahmenvertrages leitet das System dann automatisch das Gutschriftverfahren ein.
Da jedoch die alte Schnittstelle zum SAP-System nicht mehr weiterentwickelt wurde, musste relativ schnell eine neue Schnittstelle entwickelt werden.
Manuel Dell, technischer Fachwirt und bei den Technischen Werken für California. pro zuständig, erläutert: „Die neue Schnittstelle sollte bedeutend mehr können als die alte, war diese doch eine one-way-Datenverbindung von CALIFORNIA 3000 zu SAP.“ An diesem Entwicklungsprozess waren die Fachbereiche Infrastruktur Planung, Infrastruktur Bau, Betrieb, Grundsatzplanung, Einkauf und Abrechnung allesamt beteiligt. Für sie galt es zunächst, die Anforderungen und den Nutzungsumfang der Schnittstelle zu definieren. Gemeinsam mit G&W Software sowie dem SAP-Systemhaus und G&W-Partner SPV AG legten sie anschließend die Prozesse sowie die zu übertragenden Inhalte fest und definierten für die Nutzer die Freigabeprozesse. Auch passte man Druckansichten und Berechtigungen an, plante den Personenkreis für den Test und legte den Zeitrahmen für die Testphase und die Inbetriebnahme fest. Für diesen iterativen Prozess inklusive der Realisierung der Schnittstelle durch G&W Software und SPV brauchte das Team nur fünf Monate.
Arbeiten mit dem neuen System
Tiefbrunnenbohrung Parkinsel. Foto: Technische Werke Ludwigshafen AG / Fotograf: Axel Heiter
Heute werden die kompletten Leistungsverzeichnisse (LV) aus California.pro im Auftragsstadium an das SAP-System übergeben. Mittels exportierter LVs generiert TWL eine Bestellanforderung an den Einkauf. Diese beinhaltet als Kopfnotiz das Stichwort wie zum Beispiel „Auswechseln der Gasversorgung“ und die Bezeichnung des Bauvorhabens. Gleichzeitig löst das System beim Anlegen der Bestellanforderung E-Mails an den Einkauf zur späteren Bearbeitung der Bestellung aus. „Übersteigt das Auftragsvolumen den Delegationsbetrag der Mitarbeiter, muss der Linienvorgesetzte die Anforderung freigeben. Diese Freigabe kann je nach Höhe des Bestellwertes auch mehrstufig erfolgen.“, erklärt Manuel Dell den Genehmigungsprozess.
Nach der Freigabe wird im SAP-System die Bestellung an den Nachunternehmer ausgelöst. Um den Zusammenhang zwischen Bestellung und Leistungsverzeichnis herzustellen und später entsprechend abrechnen sowie eventuelle Nachträge auf die Bestellung buchen zu können, wird die im SAP-System generierte Bestellnummer über die neu entwickelte Schnittstelle an California.pro übertragen. „Abhängig vom Baufortschritt ermittelt ein Vertreter des Auftragnehmers die Massen, die vom TWL-Baubeauftragten geprüft, gegengezeichnet und vom Auftragnehmer in der Datenart 11 an die betreffenden Fachbereiche übertragen und dort in California.pro eingelesen, um gegen das Auftrags-LV abgerechnet zu werden“, erklärt Manuel Dell. Im AVA-System werden dann die Abrechnungswerte zum SAP-System übertragen und das Gutschriftverfahren ausgelöst. Nachträge fügt TWL dem ursprünglichen Leistungsverzeichnis hinzu, schreibt die Nachtragspositionen fest und übergibt diese automatisch ins SAP-System zur Generierung der Bestelländerung.
Nach der Massenerfassung werden diese auch wieder in California. pro eingelesen und dann zur Auszahlung frei gegeben. Insgesamt können im ERPSystem bis zu 99 Nachträge pro Maßnahme und Hunderte von Abrechnungen übergeben werden. Die Vorteile dieser Arbeitsweise wie Transparenz und eine Verschlankung der kaufmännischen Prozesse liegen für TWL klar auf der Hand. Durch die Datenkonsistenz zwischen dem AVAund dem SAP-System könnte die Fehlerquote bei der Abrechnung minimiert werden. Auch sei mittels Fehlerprüfung die sofortige Kontrolle der exportierten Daten möglich. So ist der gesamte Prozess von der Angebotsaufforderung bis zur Abrechnung schnell und flexibel gestaltbar. Da sich nach Aufmaßprüfung und Freigabe der Abrechnungsprozess lückenlos anschließt, können die Nachunternehmer ihren Cashflow zudem selbst steuern.