Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) des Landkreises Celle führt für die kreisangehörigen Städte, Gemeinden, Samtgemeinden, den gemeindefreien Bezirk Lohheide sowie für die kommunalen Wirtschaftsbetriebe im Landkreis Celle die Vergabeverfahren für Bauleistungen (VOB-Vergaben), nach der VgV oder der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) geregelte Liefer- und Dienstleistungen und freiberufliche Leistungen durch.
Die ZVS, bestehend aus sechs Sachbearbeitern und ihrer Abteilungsleitung, ist dabei für rund 20 verschiedene Auftraggeber tätig. Die Ausschreibungen werden ausnahmslos auf der Plattform iTWO e-Vergabe public abgewickelt. „Im Verfahren zur Vergabe der e-Vergabeplattform war es wichtig, eine medienbruchfreie Lösung für den gesamten Vergabevorgang von der Übermittlung der Unterlagen des Auftraggebers bis zur Zuschlagserteilung zu finden“, erklärt die Abteilungsleiterin Britta Suderburg.
Der Landkreis Celle war bereits Kunde bei RIB, als noch mit ARRIBA gearbeitet wurde und hat kurz vor der verpflichtenden Einführung der e-Vergabe auf iTWO umgestellt. Mit der iTWO-Lösung wurde die Ausschreibungssoftware vom Landkreis auch den Auftraggebern der ZVS zur Verfügung gestellt.
Die Software für Vergabeprozesse wird bei größeren Verfahren, wie aktuell bei Baumaßnahmen in der Hafenstraße, eingesetzt. Foto: Stadt Celle
Die Projekte können nun von Beginn der Planung bis zum Abschluss des Vorhabens von den Auftraggebern der ZVS in iTWO durchgeführt werden. Mit Beginn der Ausschreibungsphase wird die Zentrale Vergabestelle informiert und kann medienbruchfrei die vergaberechtliche Prüfung im Projekt durchführen und anschließend den Upload der Vergabeunterlagen auf die iTWO-Plattform durchführen.
Über den Connector zu iTWO e-Vergabe public werden die bereits hinterlegten vergaberelevanten Daten, wie beispielsweise die Termine, Kosten, Vergabeart und Fristen, aus iTWO übermittelt. Mit der Datenübertragung sind Leistungsverzeichnisse, Pläne und alle weiteren Anlagen zum Vergabeverfahren ebenfalls hochgeladen und der Vergabeeinheit zugeordnet, so dass nicht nur vollständig ausgefüllte Vergabeformulare zur Verfügung stehen, sondern die Vergabeunterlagen komplett erstellt sind. „Effizienter geht es kaum! Die Vermeidung von Übertragungsfehlern und doppelter Bearbeitung vermindern den verwaltungsmäßigen Aufwand im hohen Maß. Die Prozesse können komplett digital durchgeführt und dokumentiert werden. Papierlose Vergabeverfahren führen zu Arbeitszeitersparnis, Umweltbewusstsein und stehen für moderne Verwaltungsarbeit“, erklärt Denny Greinert als Experte für die e-Vergabe im Team der ZVS.
Komplett digitales Vergabeverfahren
Der Weg hin zum komplett digitalen Vergabeverfahren ist im Landkreis Celle nicht mehr weit: Von allen Bieterunternehmen, die sich am Verfahren beteiligen, geben bereits heute 80 Prozent der Baufirmen und über 90 Prozent der Unternehmen im Bereich der Dienst- und Lieferleistungen ihre Angebote digital ab.
Die digitale Angebotsabgabe bei der Zentralen Vergabestelle Celle erfolgt überwiegend über den Bieterclient ava-sign. Unabhängig von Softwareausstattung des Bieters ist eine Teilnahme an jedem Vergabeverfahren möglich. Die Nutzung des Bietertools ava-sign erfolgt für den Bieter kostenfrei und bietet die Möglichkeit, direkt die Vergabeunterlagen einschließlich der Bepreisung auszufüllen und digital abzugeben. Hinzu kommt, dass auch bei umfangreichen Vergabeunterlagen der Bieterclient eine Struktur vorgibt und beispielsweise auf Bietertextergänzungen im Leistungsverzeichnis hinweist.
„Mit ava-sign sind unsere Bieter – genauso wie wir als Vergabestelle – stets auf der sicheren Seite“, erklärt Greinert, der insbesondere auch die Rechtssicherheit der Lösung schätzt.
Medienbruchfreier Austausch
Die Lösung wird aktuell bei Tiefbauausschreibungen zur Versorgung des Landkreises Celle mit gigabitfähigen Breitbandanschlüssen genutzt. Mit einem Bauvolumen von insgesamt 100 Millionen Euro verteilt auf sieben Baulose liegt neben der Erstellung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen die größte Herausforderung bei der Bieterkommunikation mit den zahlreichen beteiligten Unternehmen. „Bei solchen Verfahren mit sieben Losen und mehr als einem Dutzend Bietern ist die Kommunikation während der Ausschreibungsphase und die Nachforderung von Unterlagen und Nachweisen eine logistische Meisterleistung. Da ist es ein großer Vorteil, wenn es keine Medienbrüche gibt und alles auf der Plattform rechtssicher abgebildet und (automatisiert) dokumentiert wird“, fasst Denny Greinert zusammen.
iTWO e-Vergabe public unterstützt die komplexen Verfahrenstypen. Prozesse werden vereinfacht, so können etwa Kriterien vorab festgelegt werden und durch intelligente Formulare erfolgt nach der Angebotseröffnung eine automatisierte Auswertung. „Die Stadt Celle baut einen neuen Stadtteil im Herzen von Celle. Das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb für die Vergabe der Planungsleistungen mit sehr umfangreichen und recht komplexen Anforderungen konnte zügig beauftragt werden“, berichtet Greinert. „Mit iTWO e-Vergabe public waren wir hierbei deutlich schneller und konnten wesentlich komfortabler arbeiten. Der Wechsel zwischen den Verfahrensstufen, die Auswertungsmöglichkeiten, die Kommunikation auf der Plattform sowie die Dokumentation erfolgten übersichtlich und nachvollziehbar. Die mühselige Auswertung mit Textverarbeitungsprogrammen oder Tabellenkalkulationssystemen ist nicht mehr notwendig“, fügt er hinzu.
Durchgängig digitaler und kontaktloser Prozess
Mit Beginn der Corona-Pandemie Anfang März 2020 war es erforderlich, eine möglichst kontaktlose Vergabe bis zur Zuschlagserteilung einzuführen. „Durch die schnelle Reaktion von RIB ist das Vier-Augen-Prinzip bei der Angebotseröffnung nunmehr kontaktlos über zwei unterschiedliche Rechner möglich. Bereits mit der e-Vergabeplattform und der AVA-Software iTWO von RIB bestand vor Beginn der Corona-Pandemie ein durchgängig digitaler Prozess. Wir sind jetzt von jedem Standort, egal ob vom Arbeitsplatz, im Büro oder im Homeoffice, in der Lage, unsere Verfahren zu betreuen und durchzuführen“, so Suderburg abschließend. „Ob es sich um europaweite oder nationale Vergabeverfahren handelt: Die e-Vergabe steht für Effektivität und Effizienz und ist dabei komfortabel und sicher.“ (sg)