PLEdoc führt die Prozesslösung GeoNAM von GEOMAGIC als Grundlage für seine Leitungsauskunft ein. Dies hat auch einen strategischen Hintergrund für die Unternehmensentwicklung.
Schon seit über 25 Jahren beschäftigt sich die PLEdoc GmbH mit dem Thema Leitungsauskunft und seit rund 15 Jahren auch mit elektronischen Workflows. Das Essener Unternehmen ist somit ein Pionier der Branche. Das Tochterunternehmen der Open Grid Europe GmbH hat bereits 2003 begonnen, Anfragen über ein eigenes Internet- Portal zu sammeln, zu standardisieren, an beteiligte Netzbetreiber weiterzuleiten, beziehungsweise im Rahmen von Workflows semi-automatisiert zu bearbeiten. Dieses Portal wurde später zudem Grundlage eines eigenen Produktbaukastens, der auch bei anderen Netzbetreibern für die Leitungsauskunft zum Einsatz kam.
Der Wunsch nach einer noch stärkeren Automatisierung der Prozesse sowie Standardisierung von Softwarekomponenten führte 2016 zu der Entscheidung, die erforderliche Software nicht mehr mit hohem Aufwand „in House“ zu entwickeln, sondern auf ein im Markt weiter verbreitetes System zu setzen und sich intern stärker auf die Prozesssteuerung und das Management der Daten als Dienstleistung für Netzbetreiber zu konzentrieren.
Ein typisches Prozessdesign einer Leitungsauskunft, wie er in der Software hinterlegt ist. Foto: Geomagic GmbH
Über 100.000 Anfragen jährlich sind es inzwischen, an Spitzentagen landen bis zu 500 E-Mails im Postfach des Unternehmens. Tendenz weiter steigend. „Wir benötigen hier eine moderne Web-Applikation, welche als Drehscheibe zwischen Auskunftssuchenen und Netzbetreibern fungiert, unseren Mitarbeitern ein flüssiges, in Teilen automatisiertes Arbeiten ermöglicht und gleichzeitig höchste Anforderungen an die Sicherheit und Belastbarkeit der produzieren Ergebnisse sicherstellt“, sagt Andreas Wiesel, Leiter Netzauskunft bei PLEdoc.
Hinzu kommt die Herausforderung, dass Form und Inhalte der Anfragen sehr heterogen sind. Kurzfristigkeit der Anfragen kommt hinzu: „Teilweise wollen Bauunternehmen um 07:00 Uhr morgens per E-Mail eine Auskunft einholen, für eine Baumaßnahme, die um 09:00 Uhr starten soll“, so Wiesel.
Projekt OLA+
Vor dem Hintergrund der steigenden Anzahl an Anfragen hat die PLEdoc ein System gesucht, mit dem der Automatisierungsgrad bei Standardanfragen erhöht werden kann. „Zudem haben wir ein System gesucht, dass im Markt als Standard verbreitet ist“, sagt Wiesel. Also entschied sich das Unternehmen für die Einführung der Lösung GeoNAM des Leipziger Softwareanbieters Geomagic GmbH. Sie wird bereits bei vielen Netzbetreibern im Umfeld der Auskunft eingesetzt und dient auch dem BIL-Portal als technologische Basis.
Das Projekt trägt den Namen „OLA+“ und startete im Herbst 2016. Es dauerte ein Jahr und endete wie im Zeitplan vorgesehen am 01.09.2017. Ein Tag später war der Go-Live. Zunächst gab es eine Prototypenphase bis Ende Januar 2017, daraufhin fand die Realisierungsphase statt. Verfolgt wurde die Methode der Agilen Entwicklung. Ab Mai ging das System in die Testphase, die Mitarbeiterschulungen folgten ab Sommer 2017. Insgesamt zeigten sich beide Seiten sehr zufrieden, nicht nur mit den Ergebnissen. Ebenso wurde das Projektmanagement gelobt. Alle Zeitpläne konnten eingehalten werden. „Von Seiten PLEdoc war die Spezifikation der einzelnen Aufgaben und die Aufteilung der einzelnen Verantwortlichkeiten klar geregelt“, hebt Golo Hoffmann von Geomagic hervor. „Man hat deutlich gemerkt, wie hoch das Knowhow bei der PLEdoc nach über zwei Jahrzehnten Leitungsauskunft ist“, so Hoffmann weiter.
Auskunftsprozess in GeoNAM: Die Software überprüft automatisch, ob ein Leitungsbetreiber bei einer Bauanfrage betroffen ist und setzt entsprechende Workflows in Gang. Foto: Geomagic GmbH
„Gleichermaßen hat GeoNAM unsere Erwartungen voll erfüllt“, so Wiesel. Das webbasierte Prozessdokumentationssystem, das mit beliebigen GIS-Daten arbeiten kann, wird im Markt nicht nur in der Leitungsauskunft, sondern beispielweise auch für Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben oder die betriebswirtschaftliche Bewertung von Anlagen (Asset Management) eingesetzt. Mit seinem modularen Aufbau kann es an individuelle Anforderungen angepasst werden. Bei PLEdoc dient es dazu, Anfragen auf Leitungsauskunft manuell zu erfassen (Brief, Email), vor allem aber auch um elektronische Anfragen vom Internetportal BIL (BIL-Leitungsauskunft) weiterzuverarbeiten und zu beantworten.
Entscheidendes Kriterium von Geo- NAM bei dem Essener Projekt ist die Fähigkeit, automatisierte Workflows und Prozesse zu realisieren. Über 60 Bearbeitungsschritte sind im Prozess hinterlegt. Zunächst wird dabei eine Verschneidung der Anfrage mit relevanten Assets durchgeführt und dabei geklärt, welche Netzbetreiber betroffen sein können. Daraufhin wird eine fachspezifische Übersichtskarte erstellt. Ein Antwortschreiben wird aus präkonfigurierten Textbausteinen erstellt und Merkblätter beziehungsweise Schutzanweisungen hinzugefügt. Ebenso gehört die Erstellung einer Antwortakte dazu.
Zu dem Prozessmanagement gehört auch eine umfangreiche Qualitätssicherung der generierten Ergebnisse. Dazu wurde rund um GeoNAM ein Regelwerk entwickelt und implementiert, um die Integrität der verwendeten Daten sicherzustellen und das hoch automatisierte System vor Fehlern zu schützen. Im Fehlerfall ist zum Beispiel eine manuelle Bearbeitung möglich. Werden weitergeleitete Anfragen nicht beantwortet, wiederholt das System diese automatisch. So wird der unfreiwillige Stopp von Prozessen verhindert. Die Produktion der Auskunftsdaten funktioniert zwei-stufig innerhalb einer Parallelstruktur. Erst nach erfolgreicher Qualitätsprüfung werden die Auskunftsdaten weitergeleitet. „Dieses umfangreiche Prozessdesign für die Qualitätssicherung ist enorm wichtig, um einerseits möglichst viele Prozesse komplett zu automatisieren, andererseits aber auch eine verlässliche, belastbare und revisionssichere Auskunft zu erhalten“, weiß Wiesel. In diesem Punkt habe GeoNAM seine Stärken voll ausgespielt.
Strategische Investition
Für PLEdoc ist der Schritt zu Geo- NAM auch deswegen zukunftsweisend, weil das Unternehmen damit die Erweiterung des Geschäftsmodells unterstützen will. „Wir wollen unsere Dienstleistungen für die Leitungsauskunft für Netzbetreiber ausbauen“, so Andreas Wiesel. Der Fokus liegt also auf Prozessen, die den Internetportalen nachgelagert sind, also dem netznahen Teil der Auskunft. GeoNAM ist für diese Prozessschritte, die sich zwischen dem GIS des Netzbetreibers und der Schnittstelle zu Auskunftsportalen liegen, vorbereitet. Es stellt die Basisfunktionalitäten für die Bearbeitung von Leitungsauskünften als Baukasten bereit, womit Anwender sich dann ihre eigenen Prozesse gestalten können. Aus einem Baukasten von Basisfunktionalitäten, der auch in vielen Referenzprojekten mit Kunden entwickelt wurde, bauen Anwender so ihren individuellen Auskunftsprozess zusammen. Die Möglichkeit, GIS- und DMS-Systeme sowie andere Portale für die Bauwirtschaft zu integrieren, ist dabei optional möglich. Für PLEdoc stellt GeoNAM die technologische Plattform dar, um Auskunftsprozesse für Versorger als Dienstleistung aber auch zum Beispiel im Rahmen eines Prozess-Outsourcings zu übernehmen. „Bei vielen Netzbetreibern gibt es dazu Nachholbedarf. Die derzeitige Entwicklung bei den Portalen gibt dem Thema Digitalisierung der Prozesse deutlichen Rückenwind, auch bei Betreibern von Breitbandinfrastruktur oder Erzeugungsanlagen für neue Energien, wo die Auskunftsprozesse bisher oft noch nicht prioritär behandelt wurden“, so Wiesel.